Официални електронни документи в Областна администрация Ловеч са входящите и изходящите електронни документи, които са подписани с универсален електронен подпис /УЕП/ (на основата на сертификат, издаден от национален доставчик на удостоверителни услуги).

    Адрес на официална електронна поща на Областна администрация Ловеч:

governor@lovech.government.bg

    При приемането задължително се извършва проверка на следните обстоятелства:

1. Дали електронният подпис е създаден с частен ключ, който кореспондира на публичния ключ, вписан в удостоверението на подписващия;
2. Дали електронният подпис е създаден в период, когато издаденото за него удостоверение е било валидно (чрез проверка в списъка на прекратените удостоверения, съхраняван от доставчика на удостоверителни услуги, и на периода на валидност, вписан в удостоверението на автора на електронното изявление).

    Регистриране на електронни документи, подписани с УЕП

    Действията по регистрирането задължително включват създаване на описание на документа с уникален номер в ДС (деловодната система ) и архивиране на екземпляр от документа.
    В ДС задължително се регистрират всички процедури по обработка на електронния документ.
    Регистрирането на електронните документи, подписани с УЕП, в поддържаните за целта електронни регистри включва въвеждането на данни за:

1. наименование на документа;
2. автор;
3. адресат;
4. кратко съдържание на документа;
5. изходящ номер, даден от автора;
6. входящ номер, даден от адресата при получаването;
7. номер и дата на вписването;
8. името на длъжностното лице, извършило вписването.

Документите се запазват в ДС в оригиналния формат, в който са получени.

    Издаване на електронни документи, подписани с УЕП

    Незабавно след подписването на електронния документ с УЕП, служителят който го е подписал, предоставя документа на звеното, определено да обслужва официалния електронен адрес на администрацията - за изпращане.
    След поставянето на УЕП върху документа не могат да бъдат правени бележки, изменения или допълнения.

    Текущо и архивно съхранение на електронни документи, подписани с УЕП

    Подписаните с УЕП електронни документи, заедно с приложенията към тях, се съхраняват в ДС.
Електронните документи подписани с УЕП задължително се съхраняват и на физически носител извън ДС.
Електронните документи се съхраняват в сроковете, определени в нормативен акт за документите от същия вид, създадени на хартиен носител.

    Допустими формати за работа с електронни документи в Областна администрация Ловеч:

        - *.doc, *.rtf, *.xls – входящи и изходящи, създадени и записани съответно с MSWord или MS Excel, минимална версия “XP”;

        - *.pdf  - входящи,създадени и записани със средствата на Adobe Acrobat, минимална версия  “5.0”;

    Документите съдържат прав (некриптиран) текст.